Verslag Kluwer congres “Digitale Werkplek 2015”

In december vorig jaar was er een boeiende primeur in Vlaanderen: een congres van een volledige dag met als thema de Digitale Werkplek. En zoals ik verwacht had, is het een heel mooi event geworden. Hierbij mijn persoonlijk verslag.

Sprekers

kluwerdw 2015 finale agenda

Agenda Kluwer Conferentie Digitale Werkplek

Zoals vaak op conferenties moesten er moeilijke keuzes gemaakt worden: welke van de parallel sessies te kiezen.

Ik heb vooral gekozen voor de praktijk-cases, minder voor de sessies gegeven door tool-providers. De aangekruiste versies heb ik gevolgd, en zal ik hieronder kort bespreken, aan de hand van de (naar mijn oordeel) hun meest interessante of relevante slide.

De vier omcirkelde sprekers heb ik moeten missen.

Ik keek vooral uit naar het verhaal van Dion Hinchcliffe. Deze internationale spreker heeft een mooie online reputatie, en ik kende hem van zijn reeks over Enterprise Web 2.0 op ZDNet.

Introductie door Filip Moriau

In de uitstekende opening door Filip werd een basis structuur voor het denken rond de Digitale Werkplek geïntroduceerd: people, proces and tools.

Components of the digital workplace

Components of the digital workplace (bron: Slideshare)

Dit is natuurlijk een variant op het denken rond Het Nieuwe Werken (HNW of NWOW New Way Of Work); waar heel vaak in termen van de 3 B’s gedacht wordt: Bits, Bricks en Behavior. Bits zijn de ICT tools die gebruikt worden, Bricks zijn de aangepaste kantoorgebouwen (met bvb flexdesks) en bij Behavior gaat het om het menselijk gedrag.
Heel goed om concreet te gaan kijken naar de processen, naar de business: wat doet deze organisatie: wat zijn de belangrijkste processen van deze organisatie, en hoe gaan we die met sociale ICT versterken. Een digitale werkplek van een uitgeverij zal er anders uitzien dan die van een consultancybedrijf bijvoorbeeld.

Saskia Kinds heeft het die ochtend in december mooi verwoord in één Tweet:

Tweet Saskia Kinds What is DW

Mooi aan de presentatie van Filip was trouwens dat dezelfde structuur doorheen heel de presentatie gebruikt werd. Bijvoorbeeld welke vragen stel je per onderdeel:

DW is people tools and processes detail

Links naar: Filip Moriau op LinkedIn, alle slides

Keynote van Dion Hinchcliffe

Het was een korte, maar krachtige presentatie met als titel “Unleaching Digital Workforce Potential“. Ik vond de titel alvast goed gekozen: het gaat inderdaad om het “vrijlaten”, loslaten van een kracht die aanwezig is.

De presentatie was opgebouwd als een handleiding, een roadmap om dat potentieel te bereiken, en bevatte een aantal heel gevulde slides zoals deze:

Dion Hinchcliffe kluwerdw Social technology impacts management and business practices

Die slide bevat natuurlijk heel veel concepten: evolutie in social technology van email en groupware, via onder andere unified communication naar wat hij noemt “digital organization support tools”. Het gebruik van die tools heeft een effect op de management stijlen (oa doordat ze meer inspraak mogelijk maken). Management leert loslaten. Noot: dat is wel niet de enige evolutie die mogelijk is: in sommige gevallen zien we ook digitaal tailorisme: mogelijkheden van IT worden ingezet om de medewerkers juist strenger te controleren. De tweede pijl is hoe die nieuwe managementstijlen zorgen dat core processen binnen het bedrijf op een andere manier gaan gebeuren.

Wat ik aan die slide zou veranderen, zijn de pijlen. Er moet zeker er eentje bijkomen van de core business practices naar social tech. Dat mogen geen losstaande elementen zijn. Als je een project doet over digitale werkplek, mag je niet alleen kijken naar “algemene” social tech zoals Yammer, of wat dan ook, maar moet je ook kijken naar de core processen van dat bedrijf (en die zijn verschillend van het ene bedrijf tot het andere). En daarnaast moet elke pijl ook in de andere richting getrokken worden: management stijl zal bvb ook een effect hebben op de social tech: zal het werken, en hoe zal het gebruikt worden.

En dan heb je natuurlijk de vraag van adoption. Hoe zorg je ervoor dat een organisatie echt de kracht van zijn tools gaat gebruiken? Dion zijn visie daarover is erg duidelijk:

Dion Hinchcliffe kluwerdw connecting digital workplace to value

Welk IT platform je precies kiest is niet zo belangrijk. Je hebt er natuurlijk wel een nodig, maar of het Microsoft, IBM, Google, Igloo of bvb Protime360 is maakt niet zo veel uit. Merk trouwens op: hij zegt niet “doesn’t matter”. Hij zegt “doesn’t matter that much“. :-)

Wat wel cruciaal is: je moet ervoor zorgen dat je de juiste mensen betrokken hebt van in het begin, en ervoor zorgen dat die mensen de juiste dingen doen in je tool.

De juiste mensen: daar gaat het om het identificeren van je ambassadeurs. Wie binnen het bedrijf wordt gerespecteerd, niet omwille van zijn positie, maar omwille van zijn kennis, zijn (of haar) inzicht. Het zijn domein experten. Zij moeten de eerste gebruikers zijn van je tool. Daarnaast ook een aantal mensen van het management. Niet allemaal, maar zeker een paar, die hoog aangeschreven zijn. Zij zullen rol model zijn voor de andere gebruikers, en zorgen dat iedereen het de moeite waard vinden om er hun tijd in te investeren.

Wat die mensen dan best gaan doen is een stuk working out loud (zie ook hieronder): vertellen waar je mee bezig bent, feedback en input vragen op materiaal dat nog niet helemaal af is. Je kan ook heel specifiek zijn over wat je wil dat mensen gaan doen met de tool.

Daarnaast is er natuurlijk ook “de koffiepraat”. Die gebeurt op kantoor, en die zal ook op social ICT gebeuren, en dat is goed. Het is belangrijk voor de sociale cohesie. Allow it happen.

De volledige slidedeck van Dion staat online. Heb je graag wat meer tekst en uitleg bij de slides: email of bel me even, dan lopen we er samen even door.

Zie ook het goede verslag dat Mieke De Jaegher hierover schreef op de recent gelanceerde site wiskeys.be.

 

Jeroen Derynck over de heilige drievuldigheid

Jeroen (ex iMinds, nu Duval Union Consulting) gaf een geïnspireerde, motiverende speech over wat het inhoudt om een business op te starten of in leven te houden in deze digitale wereld. De Chief Digital Officer moet ervoor zorgen dat digitaal in de kern van de organisatie komt, en er ook voor zorgt dat alle andere CXO’s op éénzelfde lijn komen.

Ook hij structureert het verhaal rond dezelfde drie peilers: people, proces en technology.

Eén van zijn beste slides was die over de responsive organisatie. Met de snelheid van de evolutie waarin onze organisaties leven, hebben ze een heel andere reactie-tijd nodig dan de klassieke, hiërarchische organisaties. Responsive orgs hebben een ander DNA:

Jeroen responsive org

Links naar Jeroen op Twitter en naar alle slides

Bart Buysse (VBO) over digitalisering vs opportuniteit

De directeur van het Verbond van Belgische Ondernemingen maakte de in het eerste deel de analyse van de digitalisering: opportuniteit (nieuwe jobs?) of dreiging (verlies van jobs). Mijn bedenking hierbij als ik mag: het pleidooi voor digitalisering gebruikte goede argumenten, maar was toch wel een beetje “preaching to the converted”.
Het tweede deel vond ik dan boeiender: wat moeten we dan gaan doen?  En daarin kwam deze slide met alle acties om ervoor te zorgen dat zo veel mogelijk mensen mee zijn in het verhaal:

Bart Buysse Digitalisering kathalisator

Wat hierbij vooral mijn aandacht trok, was “Digital Belgium”. U al bekend? Mij nog niet echt. Op de website www.digitalbelgium.be leren we dat dit de krachtlijnen zijn voor het beleid:

Digital Belgium website

Je kan dit initiatief natuurlijk ook volgen op Twitter: @digitalagendaBE

Case KBC: Kennisdelen: het wérkt!

Geert Nijs en Nele Vandenbussche vertelden over de evolutie die hun organisatie heeft meegemaakt rond communicatie:

KBC delen is de nieuwe norm

Deze slide vat heel veel, zo mooi samen, zodat er eigenlijk niet veel meer bij te vertellen valt :-)

Ik vind ook mooi dat passie hier de juiste plaats krijgt. Misschien heeft niet iedereen de luxe om met zijn passie bezig te mogen zijn, maar misschien toch wel af en toe? Of misschien moet die persoon daar toch voor gaan?

Dit is ook een mooie voorstelling van de evolutie die we nu allemaal meemaken: van email ketting naar echte samenwerking.

KBC van email ketting naar social collaboration

De uitdaging in de rechterkant, zit hem, zo zie ik vaak, natuurlijk in de vraag: “wie heeft de bal”? Wie is aan zet? Bij email is het heel duidelijk: ik heb een email naar jou gestuurd, dus jij moet nu actie nemen, ik mag even iets anders doen. Bij co-creatie ligt de bal vaak in het midden. Hoe vermijdt je dat iedereen blijft kijken naar de stilliggende bal?
Tools die taken gaan opvolgen, zoals Protime360 of Trello kunnen dan helpen.

Bij KBC hebben ze ook een mooi leerproces doorlopen. Ze gebruiken microblogging vandaag niet meer zoals ze dat deden in het begin.
Ze leren ook heel mooi van elkaar en aan elkaar. En dan maken ze daarvoor overzichten zoals deze: digital body language for senior management. Schitterend. Alleen die titel al!

KBC digital body language for senior management

Bij KBC doen ze microblogging met een aangepaste SharePoint site, en dus niet met Yammer.

Case Havenbedrijf Antwerpen: Social? Werkt alleen als het ingebed is in de werkprocessen 

Bij het Havenbedrijf Antwerpen gebruiken ze Alfresco als KM tool, en Confluence als case management tool. Vooral dat tweede verhaal vind ik boeiend. De teams die nu al Confluence gebruiken, gaan elke vraag, elk dossier onmiddellijk opnemen in Confluence. Alle acties, alle info zit op één plaats, en daar ontstaat de dialoog. En door die dialoog komt er een resultaat. Dit is mooi visueel voorgesteld in deze slide van Filip Callewaert:

POA problem solving process leads to an egg

Mooi overzicht ook van de nieuwe skills die slimme medewerkers zich maar best aanleren:

POA nieuwe skills

Ik heb Marleen Eyssen (projectmanger van het NWOW project “Overstag”) en Filip Callewaert (verantwoordelijke informatie beheer) het afgelopen jaar een aantal keer aan het woord gehoord (AMS, #kluwerdw en #imgent), en altijd was dat een interessant verhaal. Waarvoor dank!

John Stepper: Work out loud and make your own luck.

De closing keynote was ook goed. De presentatie was beetje moeilijk, want de spreker was niet in Antwerpen. John Stepper heeft ingebeld via Skype. Op zich ook nog niet zo een probleem, want de klank was goed en we zagen de slides. Maar er was geen video. We konden John niet zien. En dat was een beetje vreemd. We keken allemaal naar een leeg spreekgestoelte. Maar bon, het lukte wel.

John heeft het gehad over wat Working out Loud nu eigenlijk is, en ook over hoe je het kan realiseren.

De definitie zal ik vertalen vanuit het artikel van John uit 2014, dat uiteindelijk het boek werd in 2015:

Je start met Working out loud (“luidop te werken” als je wil), door je eigen werk zichtbaar te maken, op zo een manier dat je anderen helpt. Als je dat doet, kan je een doelgericht netwerk bouwen. Dat netwerk zal jou meer efficiënter maken, en dat je toegang kan geven tot nieuwe mogelijkheden.
(de originele Engelse tekst vind je hier)

In zijn slides zag dit er zo uit:

John Stepper five elements of working out loud

Maar zo “luidop werken”, dat lukt niet vanop dag één. Hoe begin je eraan? Hoe zorg je dat het geen tijdverlies wordt?
Een boeiende manier die voorgesteld wordt, is om te werken met “Working Out Loud circles”: je begint in kleine groep, en je doet het niet puur met social ICT, neen: je komt ook echt samen. Eén keer per week, gedurende ongeveer één uur, en dat gedurende 12 weken… En hier moet je dan aan denken:

John Stepper working out loud circles

Meer info vind je op dit deel van de Working out loud website.

Mensen die wat vertrouwd zijn mijn agile en scrum, zullen hier zeker een aantal elementen herkennen van de daily standup meeting.

Afsluiter

Zo dat was het. Een boeiende dag presentaties en gesprekken.
Dank je Kluwer, dank je Isabel Declercq voor het boeiende congres. We kijken allemaal al uit naar editie 2016!

Noot: Alle presentaties kan je vinden op de site van Kluwer

Heb je nog vragen over de digitale werkplek? Zoals: Wat is het, waarom zou ik er over nadenken? Hoe begin ik eraan? Welke zijn de beste tools? Stuur me een mailtje op info at ihop punt be, en ik neem onmiddellijk contact met u op! Ik kijk er al naar uit!

 

2 thoughts on “Verslag Kluwer congres “Digitale Werkplek 2015”

  1. Dank voor zoveel inspiratie in een notendop!

    Heel mooi om vast te stellen hoe elementen als Personal branding, Employer branding, Working Out Loud, Design thinking allemaal authenticiteit & empathie als verbindende elementen hebben.
    We lijken eindelijk door te hebben dat organisaties of bedrijven verzamelingen van MENSEN zijn die idealiter vanuit passie of gedeelde waarden activiteiten stellen die andere MENSEN ten goede komen. Dat leken we in het Taylorisme met zijn streng managementdenken wat vergeten te zijn…
    Dat MENSEN toch echt wel de belangrijkste onderscheidende factor zijn en dat processen en structuren dus maar beter ten dienste van de mensen staan: dat besef zou wel eens het verschil kunnen betekenen tussen economische welvaart tout court of economische welvaart, in combinatie met welzijn. Laten we gaan voor dat laatste…kantelen die handel!

    • Bart says:

      Hi Ilse, bedankt voor je commentaar. Jij hebt daarmee zowat de primeur om de ihop site :-). Let’s keep them coming!
      Ik ben het helemaal met je eens: authenticiteit en empathie zijn super belangrijk, en gemeenschappelijk element in vele tendensen. Ik zou daar nog willen aan toevoegen: “luisteren naar elkaar“. Vooral manager meer luisteren naar zijn medewerkers. Dat doet me trouwens denken aan de “iceberg of ignorance“. Ken je die? Op deze site van @patricialotich staat hij mooi beschreven, en vooral ook hoe je hem kan wegwerken… http://thethrivingsmallbusiness.com/small-business-problems/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *